5 etapas fáceis para aumentar suas habilidades de gerenciamento de tempo
Você provavelmente desejou que houvesse mais de 24 horas por dia para realizar mais tarefas e mais tempo para gastar em outras coisas significativas em sua vida.
Infelizmente, você não pode adicionar mais horas a um dia, mas a boa notícia é que você sempre pode aprender a usá-los de maneira mais inteligente.
A boa gestão do tempo é a diferença entre as pessoas que lutam para fazer o seu trabalho a tempo e aquelas que o conseguem perfeitamente e têm muito tempo e energia para investir como quiserem.
Ter mais tempo irá ajudá-lo a se concentrar, reduzir seus níveis de estresse e permitir que você aproveite as oportunidades de aprendizagem.
Todos esses benefícios de gerenciamento de tempo se traduzem em mais sucesso na carreira e outras melhorias em sua vida.
1. Programe o trabalho
Produtividade não significa fazer mais coisas – trata-se de fazer as coisas certas. É uma questão de planejamento: mapear as tarefas necessárias para atingir a meta desejada e priorizar: certificar-se de que você está fazendo as coisas certas.
Comece criando um plano mestre definido para o seu projeto. Em seguida, divida o plano em tarefas e subtarefas. Estabeleça prazos para todo o projeto, incluindo cada tarefa e subtarefa – e cumpra-os.
O especialista em produtividade Brian Tracy diz que cada minuto que você investe no planejamento economiza 10 minutos na execução. Leva apenas cerca de 10 a 12 minutos para planejar seu dia, mas este pequeno investimento de tempo pode economizar até duas horas (100 a 120 minutos) de perda de tempo e esforço ao longo do dia.
A priorização ajuda você a aproveitar ao máximo seu tempo e recursos. Existe um limite para o número de coisas que você pode fazer (com boa qualidade) em um determinado período de tempo. Portanto, você precisa priorizar.
O Princípio de Pareto afirma que você obtém 80% de seus resultados com 20% de seu trabalho. A chave para uma priorização eficaz é descobrir os 20% de seus projetos e tarefas que trarão a você o máximo de benefícios em seus empreendimentos. O método ABCDE o ajudará a decidir quais tarefas realizar primeiro.
Lembre-se de não fazer tudo sozinho, mas delegar tarefas a pessoas adequadas. E não se esqueça de usar tecnologia moderna – com qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos você pode facilmente planejar seu trabalho e delegar tarefas.
2. Edite o plano
A próxima etapa é realizar as tarefas e subtarefas definidas na ordem priorizada e antes dos prazos definidos.
David Allen, criador do método de produtividade Getting Things Done (GTD), recomenda ter uma lista de tarefas para cada dia: anote as tarefas de forma organizada, clara e simples.
Mas lembre-se de ser realista sobre o que você pode alcançar em um dia e não se deixe levar pelo fracasso com uma agenda irrealisticamente longa. É recomendável que você mantenha uma lista de três a oito tarefas que você precisa fazer a cada dia.
Para permanecer produtivo e motivado, é imperativo considerar como o quadro geral e os detalhes da tarefa impulsionam um ao outro.
Portanto, não se esqueça de mexer no quadro geral (o plano mestre) regularmente para ter certeza de que está no caminho certo em direção ao objetivo desejado.
A manutenção e a alternância entre macro e micro são necessárias para o trabalho prático e a gestão do tempo.
3. Com o software de gerenciamento de tempo, cada segundo conta
Para seguir o plano mestre do projeto e não perder nenhum prazo, tente controlar o seu tempo de trabalho, reuniões, etc. com um software de gerenciamento de tempo.
Ele abre seus olhos para acessar relatórios de trabalho que refletem sua produtividade e identificam “desperdícios de tempo” – melhora seus resultados de trabalho, otimiza sua carga de trabalho e melhora suas habilidades de planejamento.
Os softwares de gerenciamento de tempo são principalmente utilizados em empresas que atuam online, como agencia de link-building, empresas de consultoria seo, etc.
Empresas de alto desempenho usam software de gerenciamento de tempo ou gerenciamento de projetos e para organizações modernas, o sucesso de uma iniciativa de projeto depende das ferramentas que usam.
As planilhas ainda dominam o mundo do gerenciamento geral de projetos, mas para gerenciamento de tempo, centralização, colaboração e compartilhamento de informações, as planilhas ainda são bastante limitadas.
4. Organize seu local de trabalho
Uma mesa organizada significa menos distrações, uma mente mais clara, mais produtividade e mais criatividade – para que você possa realizar um trabalho de mais qualidade em menos tempo.
David Allen sugere que a área de trabalho deve funcionar como um cockpit – todos os controles são facilmente acessíveis quando necessário.
Isso permite o foco total em suas atividades, uma visão geral rápida do trabalho a ser feito e processamento ad hoc fácil de todos os tipos de entrada (de e-mail, correspondência em papel, telefone e conversa ao vivo).
O psicólogo Dr. Além de apontar como limpar seu espaço físico de trabalho, Jean Pollack destaca a importância de limpar a desordem digital. Ela sugere que a desordem digital nos afeta mentalmente tanto quanto a desordem física – cria confusão.
Portanto, limpe seu espaço pelo menos uma vez por mês (e com mais frequência se você estiver apenas começando). Marque a limpeza em seu calendário, seja limpando arquivos digitais ou seu espaço de trabalho.
5. Corte as distrações
Provavelmente, você será interrompido mais do que pensa – porque as interrupções se misturam ao nosso trabalho, muitas vezes é difícil até mesmo percebê-las.
As distrações são multitarefas disfarçadas e, para monotarefa com sucesso, você precisa eliminar essas distrações. Desligue o toque / bipes em seu telefone, crie horários separados para verificar seu e-mail, Skype, Facebook e outras notificações. Nesse ínterim, pense na tarefa em questão. E feche a porta se for preciso.